"VINGER AAN DE POLS" - het loopbaangesprek

Als leidinggevende weet je goed wat er zoal leeft in de organisatie. Toch komen niet altijd alle vragen en problemen naar boven in de dagdagelijkse communicatie. Het is daarom goed om tijd vrij te maken voor loopbaangesprekken (Deci & Ryan, 2000; Van den Broeck et al., 2009); kwestie van de vinger aan de pols te houden.

Met een loopbaangesprek wil je achterhalen hoe medewerkers nu hun job ervaren en hoe zij hun loopbaan verder zien evolueren. Zo kan je gericht en effectief je toekomstplannen afstemmen op wat is, en wat nog gaat komen.

Met deze tool focussen wij vooral op de oudere medewerkers om zo inzicht te krijgen op hoe je hen langer gemotiveerd en productief in de organisatie aan de slag kan houden, maar een loopbaangesprek kan eigenlijk met iedere medewerker gevoerd worden.

TER VOORBEREIDING VAN HET LOOPBAANGESPREK

 

TIPS VOOR HET LOOPBAANGESPREK

Niet gewend om gesprekken te voeren met je medewerkers? Nog nooit een coachings-, functionerings-, evaluatie- of loopbaangesprek gedaan? Of op zoek naar tips om het nog beter te doen? Een goede voorbereiding is het halve werk.

In een goed gesprek heb je niet alleen aandacht voor wat er gezegd wordt, maar let je ook op de non-verbale communicatie.
Werk dus niet gewoon het vragenlijstje af, maar luister actief, wees empathisch en stel goede vragen.

• Non-verbale communicatie
  Wat zegt jouw lichaamshouding? Wat zegt je gesprekspartner niet in woorden maar wel met zijn houding? Probeer een open houding aan te nemen en de lichaamstaal van de ander te lezen: is hij op zijn gemak? Zo nee, stel hem gerust en probeer zelf ook rustig te zijn. Probeer zo weinig mogelijk het woord te nemen en zo goed mogelijk te luisteren.
  
  
• Actief luisteren
  Hoor niet alleen wat je gesprekspartner zegt, maar luister ook. Laat je niet afleiden, probeer mee te zijn met zijn verhaal, moedig hem aan, bijvoorbeeld door te knikken, ‘hm, hm’ te zeggen en noteer eventueel wat hij zegt. Begrijp je wat hij zegt, zoals hij het bedoelt? Herhaal in eigen woorden wat je hebt begrepen en laat je corrigeren door je gesprekspartner.
  
  
• Toon empathie
  Mensen vertellen tijdens een loopbaangesprek dingen die ze misschien niet eerder vertelden. Probeer empathisch te zijn, leef je in in hun denkwijze en sta open voor hun verhaal, zonder te oordelen. Binnen het loopbaangesprek heb je de verantwoordelijkheid om een aantal dingen te kaderen vanuit je organisatie, maar doe dit pas nadat je eerst écht geluisterd hebt.
  
  
• Stel goede vragen
  De beste vragen zijn vragen die een open antwoord uitlokken: dus geen ja/nee vragen en geen suggestieve vragen. Vraag door als iets onduidelijk is en houd geen monoloog. Je wilt de ervaringen en meningen horen zoals je medewerker die ziet.

VRAGEN VOOR TE BEREIDEN DOOR LEIDINGGEVENDE

Wie is deze oudere medewerker?

De chronologische leeftijd zegt niet alles over een persoon. Leeftijd moet op verschillende manieren begrepen worden. De volgende vragen helpen je om een inzicht te krijgen op deze verschillende vormen van de leeftijd van je gesprekspartner. Ze helpen je om deze medewerker als persoon te zien en bijvoorbeeld minder stereotiep over hem of haar te denken. Neem daarom even de tijd om over deze vragen na te denken tijdens je voorbereiding.

• Chronologische leeftijd
  • Wat is de leeftijd van deze medewerker?
  • Tot welke leeftijd wil deze medewerker graag blijven werken? Tot welke leeftijd verwacht hij te moeten werken?
    
    
• Organisatie leeftijd
  • Hoeveel dienstjaren heeft hij in de organisatie en job?
  • Hoe bekwaam is hij in de job / in welke taken? Is hij gespecialiseerd in iets?
  • Worden al zijn vaardigheden benut? Kan dit in de toekomst?
    
    
• Leefsituatie leeftijd
  • Hoe is de familiale situatie van deze medewerker? Heeft hij een partner, (klein-)kinderen of ouders om voor te zorgen?
  • Wat is de plaats van werk in zijn leven? Hoe zal dit in de toekomst veranderen? Hoe passen deze evoluties in de organisatie?
    
    
• Psychosociale leeftijd
  • Hoe goed voelt deze medewerker zich in deze organisatie, team, job?
  • Hoe voelt hij zich tussen jongeren? Is de sfeer positief of negatief? Hoe zal dit evolueren in de toekomst?
    
    
• Functionele leeftijd
  • Hoe gezond is deze medewerker: fysiek, mentaal, op emotioneel vlak? Is hij volgend jaar nog in staat om deze job te doen, over 5 jaar?

Welke mogelijkheden zijn er voor deze medewerker in deze organisatie?

In het loopbaangesprek krijgt de medewerker de kans om zijn mogelijkheden, interesses en bezorgdheden kenbaar te maken. Het is aan jou als leidinggevende om te luisteren, aan te geven wat wel of niet kan en duidelijk te maken wat jouw verwachtingen zijn ten aanzien van de medewerker.
Het loopbaangesprek is belangrijk en zal zowel op korte als lange termijn invloed hebben op de bedrijfsvoering. Neem dus zeker de tijd om over de volgende vragen na te denken als voorbereiding op het gesprek:

• Hoe functioneert deze medewerker? Zijn er recent klachten geweest of werd hij juist in de bloemetjes gezet?
• Hoe kan je deze medewerker verder laten ontwikkelen in de organisatie?
• Hoe kan je deze medewerker tegemoetkomen?

Wetenschappelijke bewijzen:

Loopbaangesprekken worden al lang aangehaald in het debat rond oudere werknemers (Rosen, Jerdee, & Lunn, 1981) en vormen een essentiële schakel in het zoeken naar een fit tussen de medewerker en de organisatie (Herriot & Pemberton, 1995). Door loopbaangesprekken te voeren, kunnen organisaties te weten komen wat de behoeften van de (oudere) werknemers zijn en hoe deze werknemers dus best worden ingezet in de organisatie (De Vos, 2013).

UITNODIGING VOOR DE MEDEWERKER

Het is belangrijk een loopbaangesprek goed in te leiden zodat de medewerker weet waar hij aan toe is. Het is belangrijk dat de medewerker zich niet geviseerd voelt, maar juist geselecteerd om wat hij de organisatie kan meegeven. Geef dus aan waarom je hem wilt spreken, bijvoorbeeld “we willen met alle 55-plussers” of “één persoon per afdeling” spreken.

Je kan onderstaand voorbeeld gebruiken als leidraad voor het telefoongesprek of de email waarmee je de medewerker uitnodigt voor het gesprek. Geef ook aan welke vragen je zal stellen tijdens het gesprek. Zo komt niemand voor verrassingen te staan.

 

Beste [ naam van de medewerker ],

Wij willen dat onze medewerkers hier graag lang werken.
Om een zicht te krijgen op wat onze medewerkers hiervoor nodig hebben, willen we loopbaangesprekken aanknopen met (enkele van) onze (oudere) medewerkers. Graag nodigen we je uit voor zo’n gesprek.

Via dit gesprek willen we proberen om beter te begrijpen wat je motiveert, wat je tegensteekt, hoe de relaties zijn op het werk en in welke mate je taken vandaag aansluiten bij waar je goed in bent. We willen weten wat je suggesties zijn opdat oudere medewerkers in onze organisatie langer gemotiveerd en productief aan de slag kunnen blijven.

In bijlage vind je de vragen die gesteld zullen worden tijdens het gesprek. Neem vooraf eventjes de tijd om na te denken over een antwoord op deze vragen. Zo halen we het meeste uit het gesprek.

Het gesprek zal doorgaan op [ locatie ] om [ tijdstip ]. Het gesprek zal ongeveer één uur duren, dit uur wordt ook uitbetaald. Als je vooraf vragen hebt, horen we dat graag.

Vriendelijke groet,
[ naam ]

LOOPBAANGESPREKSFORMULIER

 

INTRODUCTIE

Het gespreksformulier is bedoeld als leidraad om het loopbaangesprek vorm te geven.

• Begin door de doelstelling van het gesprek uit te leggen en enkele vragen ter inleiding te stellen. Daarna behandel je de drie behoeften: autonomie, verbinding en competentie. Binnen deze drie behoeften zijn er nog eens drie deeldomeinen die een bepaald aspect van dat deeldomein in het licht stellen.
  
  
• Er werden telkens meerdere vragen geformuleerd. Zo kan je zelf kiezen welke vragen je binnen elk van de deeldomeinen stelt, afhankelijk van de organisatie, je gesprekspartner en jezelf. Het is dus niet de bedoeling alle vragen te stellen. De belangrijkste aspecten van ieder antwoord kan je noteren in de kolom ernaast.
  
  
• Om het gesprek af te sluiten bedank je je gesprekspartner voor zijn medewerking en leg je uit wat de volgende stappen zijn. Tot slot ondertekenen beide partijen het formulier voor akkoord.

Er kunnen eventueel reeds enkele jobspecifieke afspraken gemaakt worden. Als gespreksleider laat je in ieder geval weten hoe de organisatie verder aan de slag gaat met hun behoeften, mening en vragen.

EVEN OPWARMEN

Leid het gesprek goed in: leg nogmaals uit waarom je deze medewerker hebt gekozen om deel te nemen aan een loopbaan gesprek. Gebruik het voorbeeld hiernaast als leidraad om het gesprek in te leiden en open dan met enkele algemene vragen. Zo kunnen jullie beiden in het gesprek komen. Wie verder af staat van de medewerker krijgt zo een duidelijk zicht op hoe diens job er vandaag uitziet.

Voorbeeldvragen:

• Kan je je job eens omschrijven?
• Hoe ziet je job er uit?
• Wat zijn je belangrijkste taken? Waar besteed je het meeste tijd aan?

HET GESPREK ZELF: HET LOOPBAANGESPREKSFORMULIER

Download een versie om in te vullen van onze site via
www.langer-werken.be/download/loopbaangespreksformulier.docx

TIP

• Oefen het gesprek ook eens met een collega of iemand anders binnen of buiten de organisatie die je vertrouwt. Zo weet je meteen waar je op kan letten bij het gesprek en zal het eigenlijke gesprek vlotter verlopen.

VERDERE STAPPEN

Na het gesprek is het de bedoeling dat je inderdaad aan de slag gaat met wat er gezegd is geweest. Je kan de vragen, problemen, sterke punten en suggesties van de medewerker op verschillende manieren meenemen. Je kan in de eerste plaats focussen op het aanpassen van de job van de oudere medewerker zelf zodat hij nog lang gemotiveerd en productief aan de slag kan blijven in de organisatie. Je kan ook op basis van dit gesprek (of meerdere) een HR-beleid uitwerken, waarbij er aandacht is voor de leeftijd van de medewerkers. Meer info hierover vind je in onze tweede tool, het HR-menu “aan de slag”.